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Por: Aracelys Otero Torres / Relacionista Lic R 53
Ser portavoz gubernamental es una responsabilidad que demanda adiestramiento, carácter, seguridad y conocimiento. Es el responsable de comunicar el mensaje de la agencia que representa a sus públicos, entre ellos la prensa. Cada gobierno identifica aquellas personas que se convertirán en los portavoces oficiales de sus agencias.
Un portavoz debe tener excelentes destrezas de comunicación, conocer a cabalidad el tema que va a comunicar, demostrar confianza y sensibilidad. Debe tener buena presencia y ser organizado. Al momento de responder a la prensa debe ser estratégico, preciso, conciso y debe incluir los mensajes claves desarrollados con el fin de que estos sean incluidos en las reseñas de los medios.
Existe la idea generalizada de que todo portavoz de agencia debe ser el secretario o el director ejecutivo de ésta. Ciertamente la persona que ostenta el mayor rango en la agencia debería ser la responsable de comunicar lo relacionado con ésta, sin embargo es vital que esa persona comunique de manera efectiva.
Recientemente, la Cámara de Representantes interpeló a la designada secretaria de Educación. El país fue testigo de la manera en que la secretaria contestaba las preguntas de los legisladores. Sus respuestas fueron lentas, con largas pausas entre palabras, su expresión corporal denotaba nerviosismo. El resultado de su presentación causó malestar y desconfianza entre los ciudadanos quienes le otorgaron cero a su elocución. Para evitar este tipo de desacierto los relacionistas debemos dotar al portavoz con el adiestramiento y herramientas necesarias para que su mensaje sea convincente y satisfaga las necesidades de sus públicos.
Un factor determinante de cómo el portavoz reaccionará a un encuentro con la prensa es bajo qué circunstancias se da el encuentro. Este puede ser para hablar de temas positivos o para atender una crisis. Independientemente el escenario, lo más importante es poder llevar el mensaje que desarrollamos.
En medio de una crisis, siempre debe hablar en tercera persona. El mensaje debe contener un lenguaje sencillo, fácil de entender, con datos reales y la información provista tiene que ser verdadera y transparente. Se debe transmitir sensibilidad, honestidad y demostrar que la crisis se maneja con conocimiento, de manera ordenada y con resultados esperados.
Los relacionistas debemos preveer los posibles escenarios en los cuales se pueden dar los encuentros con los medios. Tenemos que ser conscientes de que el portavoz es un ser humano que siente y padece, por tanto, es menester ofrecer el adiestramiento necesario para lidiar con situaciones difíciles. El resultado debe ser un portavoz ecuánime, que controla sus emociones y que transmite el mensaje desarrollado desde el punto de vista oficial, sin ofrecer su opinión.
El país fue testigo de situaciones donde altos funcionarios del gobierno fueron portavoces irrespetuosos, hostiles, insensibles y burlones. Esto es inaceptable. Ni la prensa ni los ciudadanos merecen ese tipo de trato. Los ciudadanos exigen respuestas y los portavoces están ahí para brindarlas. La prensa está para preguntar, auscultar, descubrir e informar hechos. Los relacionistas debemos anticipar las preguntas y proveer la información necesaria al portavoz para que el encuentro se caracterice por el contenido de la información brindada y el respeto entre las partes.