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Por: Aracelys Otero Torres / Relacionista Lic R 53
A menudo escucho compañeros relacionistas y oficiales de prensa, en especial, de agencias de gobierno, quejarse porque en medio de días festivos o fines de semana reciben solicitudes de periodistas. Aunque entiendo que nuestra función como el enlace con el medio de comunicación puede ser agotadora la realidad es que las noticias carecen de días libres.
Estas solicitudes tienen dos aspectos. Primero, nosotros como relacionistas debemos entender esto y ser proactivos. Segundo, hacer que nuestros clientes o patronos también lo entiendan. Es nuestra responsabilidad ser facilitadores del trabajo que realizan los periodistas y siempre debemos tener presente que ellos laboran 24 horas los siete días de la semana. En el caso particular tuve que manejar situaciones de crisis con municipios un 5 de enero. Recuerdo, que ese día, luego de resolver varios asuntos, al caer la noche dije: acabé por el día hoy. Ahora a celebrar la víspera del Día de Reyes y los días siguientes. Ese mismo día recibí la llamada a las 8:45 de la noche, de una de las personas que labora en la mesa de un noticiario. Lo primero que pensé era que quería saludarme. Que equivocada estaba. Un asunto de manejo de crisis con uno de mis clientes me mantuvo ocupada hasta semanas después.
Recuerdo que para un día de mi cumpleaños trabajé en una conferencia de prensa. Más reciente, este pasado Día de Acción de Gracias, recibí llamadas de varios medios con solicitudes. El mayor reto enfrentado para lidiar con estas solicitudes que hacen los periodistas en días festivos, o en fines de semanas, es crear conciencia en los clientes de que las mismas se tienen que atender. En ocasiones, la información requiere de la colaboración de funcionarios que se tardan en responder, que hacen caso omiso y en otras ocasiones, ni siquiera responden a las llamadas o mensajes que se les hace.
Mi receta: Orientar desde el día uno al cliente sobre esta particularidad y la importancia de responder. En otras ocasiones me funciona: llamar y llamar y llamar. Escribir y escribir y escribir, hasta que me contesten. Esto aunque incómodo es parte nuestra función. Claro, todo debe darse en un ambiente de respeto y cordialidad tanto en la relación cliente-relacionista como en la relación relacionista-periodista.
Independientemente del resultado, relacionado con la información que nos solicitaron, es importante mantener al corriente al periodista. Si es complicado conseguir a su cliente, dígale al periodista. Cuando son días festivos o fines de semana, insista en conocer hasta qué hora tiene para suministrar la información. Si usted ve que se acerca esa hora y carece de la misma, déjele saber al periodista.
Además, es importante que tan pronto usted tenga la información solicitada, aunque el tiempo para suministrar caducó, le diga al periodista que la tiene por si la necesita en un futuro cercano. Mantener ese lazo de comunicación respetuosa, honesta y constante con el periodista es vital para ambos. Antes de incomodarse recuerde que las noticias carecen de días libres.